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Zoom: guía completa de la plataforma de videoconferencia

Resumen: Para que un equipo sea productivo y eficiente, el uso de software de videoconferencia es fundamental. Gracias a herramientas innovadoras como Zoom, las personas pueden reunirse y trabajar juntas cara a cara cuando no es posible una reunión en persona. Esto tiene la ventaja de hacer mucho más humana la reunión a distancia.

Desde la pandemia de coronavirus, el número de usuarios de la plataforma Zoom ha aumentado considerablemente. Se estima que hasta 2020, la compañía ha realizado una adición de 2,22 millones de usuarios activos cada mes. En el año 2019, sumó 1,99 millones de usuarios. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre Zoom, cómo usarlo en realidad virtual, además de algunos consejos profesionales para aprovechar al máximo su experiencia con Zoom.

¿Qué es una reunión de Zoom?

Zoom es una plataforma de videoconferencia basada en la nube. Se utiliza para videoconferencias, audioconferencias, seminarios web, grabaciones de reuniones y chat en vivo. Zoom es la solución de videoconferencia más popular para empresas con 500 empleados o menos.

El término se refiere a reuniones de videoconferencia utilizando la plataforma. Este último permite que los participantes remotos y coubicados se comuniquen sin fricción. No es necesario tener una cuenta para asistir a una reunión. Así, es posible reunirse con clientes o realizar entrevistas con candidatos a distancia de forma virtual.

Zoom

Una «reunión de Zoom» simplemente se refiere a una reunión organizada con Zoom. Los participantes pueden unirse a la reunión en persona. Esto se hace a través de una webcam o cámara de videoconferencia, o por teléfono.

¿Qué es Zoom Rooms?

Zoom Rooms es la configuración de hardware físico que permite a las empresas iniciar reuniones de Zoom desde sus salas de conferencias. Es un sistema de hardware de videoconferencia definido por software para una sala de conferencias. Con él, los usuarios pueden programar, iniciar y ejecutar reuniones de Zoom con solo tocar un botón. Tenga en cuenta que Zoom Rooms requiere una suscripción adicional además de una suscripción de Zoom. Es la herramienta por excelencia para las grandes empresas con muchos empleados que organizan reuniones periódicamente.

Para configurar Zoom Rooms, estos son los elementos esenciales que debe tener:

  • Una computadora para sincronizar y ejecutar Zoom Meetings
  • Una tableta para que los participantes inicien Zoom Meetings
  • Micrófono, cámara y altavoz
  • 1 o 2 monitores HDTV para mostrar participantes, pantalla compartida o presentación
  • Un cable HDMI para compartir pantallas de computadora en la pantalla del televisor y un cable de Internet para cablear su conexión

¿Cómo usar la plataforma?

Estos son los pasos esenciales para usar Zoom correctamente.

Elija el nivel de precios

El primer paso es elegir el plan adecuado para el equipo. Zoom ofrece 4 niveles de precios distintos para una suscripción comercial. Para probar Zoom o si solo planeas trabajar con una o dos personas, Zoom Free es la mejor opción. Esta versión le permite organizar un número ilimitado de reuniones. Pero las reuniones de grupo con múltiples participantes están limitadas a 40 minutos.

Zoom

Zoom Pro es la mejor opción si usa Zoom con un equipo pequeño con al menos un miembro que trabaja de forma remota. Esta versión cuesta $ 14,99 por mes por anfitrión de la reunión.

El nivel de precios de Zoom Business, por otro lado, es más adecuado para pequeñas y medianas empresas con múltiples equipos que realizan reuniones periódicas. Esto cuesta $ 19.99 por mes por anfitrión de la reunión. Ofrece algunas funciones particularmente interesantes, como URL mnemónicas y la marca de la empresa. Incluso proporciona atención al cliente dedicada y transcripciones de reuniones grabadas en la nube.

Zoom Enterprise está reservado para empresas con 1000 o más empleados. Este nivel ofrece almacenamiento en la nube ilimitado para grabaciones, un administrador de éxito del cliente dedicado y descuentos en seminarios web. Cuesta $ 19.99 mensuales por anfitrión de la reunión.

Regístrate y descarga Zoom

Ahora es necesario registrarse y descargar Zoom en la computadora. Para ello, debe utilizar una dirección de correo electrónico profesional para una cuenta individual gratuita. Si el administrador del sistema se registra para obtener una cuenta Pro, Business o Enterprise, el sistema le pide al usuario que se registre en Zoom como anfitrión comercial.

Para instalar una sala Zoom, también debe descargar «Zoom Rooms for Conference Room» en la computadora de la sala y «Zoom Room Controller» en la tableta de la sala de reuniones.

Sincronice Zoom con su calendario y programe una reunión de Zoom

Para agendar reuniones que aparecen en tu calendario, este paso es imprescindible. Para lograr esto, mientras está conectado a Zoom, vaya a «Configuración», luego a «Reuniones», luego a «Calendarios sincronizados».

Zoom

A continuación, active «Sincronizar reuniones de Zoom desde calendarios » y toque para seleccionar los calendarios que desea sincronizar con Zoom. Finalmente, puede programar una reunión a través de la aplicación Zoom. Inicie una nueva reunión haciendo clic en «Nueva reunión» para una reunión instantánea o «Programar una reunión» para Zoom para la reunión futura.

Una vez en una reunión, puede usar funciones como activar y desactivar la configuración de video y micrófono. Puede invitar a otros participantes de la reunión, chatear con otros participantes de la reunión, grabar la reunión y compartir la pantalla.

Zoom y su uso en VR

Una nueva aplicación de realidad virtual para PC llamada ESPACIOS permite a los usuarios unirse a reuniones de Zoom y otras videollamadas desde la realidad virtual. La aplicación fue desarrollada a la luz de la reciente pandemia de COVID-19 por los desarrolladores de la startup SPACES. SPACES permite unirse a una videoconferencia desde la realidad virtual y utilizando una cámara virtual ajustable y una pizarra.

SPACES está disponible para descargar para PC VR. El usuario de RV se ubica en un entorno con una pizarra virtual y marcadores, así como una cámara virtual ajustable. Cuando comienza la llamada, las otras personas en la videollamada se unen normalmente. Sin embargo, el usuario en VR estará representado por la cámara web virtual que muestra el avatar en VR.

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Los desarrolladores explicaron que este software ha sido probado con éxito con Zoom, Google Hangouts, Facebook Messenger y Skype. También enfatizaron que la herramienta no pretende reemplazar muchas herramientas existentes que facilitan reuniones o llamadas en VR. Es una buena manera para que un usuario se una a la realidad virtual y use un entorno virtual y las herramientas que contiene en una videollamada normal con usuarios que no son de realidad virtual. La instalación es sencilla. Puede descargar los archivos desde el sitio de SPACES.

Algunos consejos de reuniones de Zoom para videollamadas productivas

Aquí hay algunas formas simples de optimizar su tiempo y comunicarse de manera efectiva durante las reuniones, sin importar desde dónde llame.

Integra Zoom con las herramientas que ya usas

Si su equipo ya usa herramientas de trabajo remoto para colaborar en línea, probablemente pueda encontrar formas de acceder a Zoom dentro de las herramientas que ya usa. Con más de 1000 integraciones de Zoom, disponibles en Zoom Marketplace, puede conectar Zoom a muchas partes diferentes de su flujo de trabajo. Puede ser Zoom y Hive, Zoom y Google Suite, Zoom y Salesforce o Zoom y Slack.

Usar la configuración de silencio automático

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Desde ruidos de respiración hasta descargas del inodoro y conversaciones molestas, hay innumerables hechos que demuestran cuán importante es la configuración de silencio automático. Zoom tiene una configuración para silenciar automáticamente su micrófono cuando se une a una llamada. Con solo un clic, puede ahorrarse futuras vergüenzas y dejar de buscar el botón de silencio cada vez que se une a una llamada.

Graba tus reuniones

No siempre es fácil procesar cada pieza de información en una reunión. Por eso es útil registrarlo. La función de grabación de Zoom guarda el video, el audio y el texto del chat para que pueda consultar y compartir la reunión con cualquiera que no haya podido asistir.

Usa un fondo virtual

Si no quiere que sus compañeros de trabajo vean su sala de estar o dormitorio, los fondos virtuales de Zoom son útiles. Para cambiar su fondo, abra la aplicación de escritorio y vaya a Configuración > Preferencias > Fondo y filtros > Fondos virtuales. Aquí es donde puede seleccionar una imagen precargada o elegir «+» para cargar su propia imagen.

Usar salas de reuniones

Las reuniones grandes son útiles para difundir información a todos al mismo tiempo. Pero a veces es necesario dividir a los participantes en pequeños grupos para intercambiar ideas. Las salas de reuniones de Zoom están hechas para eso. Fomentan la colaboración y aseguran que todos tengan voz en las reuniones grandes.

Usar software de cancelación de ruido

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Siempre existe la posibilidad de un ruido de fondo inesperado en medio de su llamada. La solución? software de cancelación de ruido. Las aplicaciones como Krisp hacen que sea más fácil que nunca eliminar el ruido de fondo de sus reuniones. Esta aplicación impulsada por IA se integra con más de 800 herramientas, incluido Zoom.

Configurar la funcionalidad de la sala de espera

Si planea realizar una reunión altamente confidencial, lo mejor es habilitar una sala de espera. Esto evita que los participantes no deseados se cuelen en las reuniones de Zoom de las que no deberían ser parte. Para configurar una sala de espera, vaya a «Administración de la cuenta», luego «Configuración de la cuenta». Una vez que haya terminado, haga clic en «Reunión» y habilite la configuración de la sala de espera.

Asegure sus reuniones

Para una capa adicional de seguridad, puede agregar un requisito de contraseña para sus reuniones. Esto le permite establecer contraseñas a nivel de reunión individual, a nivel de grupo o incluso a nivel de una cuenta completa para todas las reuniones y seminarios web organizados dentro de su empresa. Si es propietario o administrador de una cuenta, puede establecer requisitos de contraseña o bloquear la configuración de contraseña para todos los demás usuarios de la cuenta. También puede usar protección y herramientas adicionales que ayudan a mantener sus reuniones privadas y seguras.

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